SYGNALISTA

1. Wraz z wprowadzeniem Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) o nr 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.U.UE.L z 2019, nr 305, str. 17, zwanej dalej "Dyrektywą" lub "Dyrektywą UE") prawodawca europejski dąży do zapewnienia odpowiedniej ochrony oraz zestawu standardowych i minimalnych wymogów dotyczących roli sygnalisty w zapobieganiu potencjalnym naruszeniom praw i przepisów UE.
2. W związku z tym niniejsza Polityka jest pierwszą próbą zmierzenia się przez Grupę Mapei, w tym spółkę MAPEI S.p.A.  i jej spółki zależne działające w Unii Europejskiej z tą kwestią o rosnącym znaczeniu, a także rozpatrywaną na arenie międzynarodowej przez wiele systemów prawnych. Na gruncie prawa polskiego ramy prawne Polityki stanowi ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024, poz. 928, dalej „Ustawa’). Ustawa na gruncie prawa polskiego reguluje m.in: (i) warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających informacje o naruszeniach prawa; (ii) środki ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających informacje o naruszeniach prawa; (iii) zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych.
3. W tym celu oraz w wykonaniu obowiązków wynikających z Ustawy, Zarząd spółki „Sopro Polska” sp. z o.o. ustalił niniejszą Politykę, która określa zasady dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych w spółce „Sopro Polska” sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (adres siedziby: ul. Komitetu Obrony Robotników 45A, 02-146 Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XIV Wydział Gospodarczy pod numerem KRS: 0000148785, NIP: 9510042605, REGON: 010787216, kapitał zakładowy 26.714.500 PLN), dalej zwana „Spółką” . W związku z ustaleniem niniejszej Polityki Zarząd Spółki wyznaczył lokalny Zespół ds. Naruszeń, o którym mowa w niniejszej Polityce, będący bezstronną wewnętrzną jednostką upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.
4. Główne aspekty wynikające z dyrektywy UE oraz Ustawy, uregulowane w niniejszej Polityce, zostały podsumowane poniżej i zostaną uszczegółowione w dalszej części niniejszego dokumentu:
   1. Utworzenie dedykowanego kanału wewnętrznego do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów;
   2. Dedykowany kanał wewnętrzny musi być bezpieczny, a dane muszą być przetwarzane zgodnie z RODO i lokalnymi przepisami o ochronie danych, w tym w sposób określony w Ustawie;
   3. Zagwarantowanie anonimowości sygnalisty i jego ochrony przed działaniami odwetowymi;
   4. Jasny i określony harmonogram oraz sposób zarządzania zgłoszeniami, przekazywania informacji zwrotnych sygnaliście oraz podejmowania działań następczych przez bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną;
   5. Zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo innych organów publicznych.

 

CEL POLITYKI I ODBIORCY (SYGNALIŚCI)

1. Niniejsza Polityka ma na celu ustanowienie stosowanej w Spółce wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zgodnej z wymogami, o których mowa w § 3 Ustawy.
2. Odbiorcami niniejszej Polityki są:

• najwyższe kierownictwo Spółki i członkowie organów Spółki;
• wszyscy pracownicy i współpracownicy Spółki;
• partnerzy, klienci, dostawcy, konsultanci, współpracownicy i bardziej ogólnie, interesariusze Spółki ("Strony Trzecie").

1. Do dokonywania Zgłoszeń uprawnione są wszystkie ww. osoby posiadające wiedzę o naruszeniach prawa (w zakresie obszarów, o których mowa w definicji Zgłoszenia poniżej), uzyskaną w kontekście związanym z pracą w Spółce, w szczególności pracownicy, pracownicy tymczasowi, osoby świadczące prace na podstawie umów cywilnoprawnych, stażyści, wolontariusze, praktykanci („Sygnaliści”).

 

GŁÓWNE REFERENCJE

1. Dyrektywa UE
2. Ustawa
3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Dz.Urz.UE.L z 2016, nr 119, str. 1, dalej „RODO”.

 

ZAKRES I DEFINICJE

1. Niniejsza Polityka określa obowiązujące w Spółce  zasady dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Pozostaje zgodna z Dyrektywą UE oraz Ustawą, z zastrzeżeniem, że w przypadku sprzeczności pomiędzy tymi aktami decydujące znaczenie mają postanowienia Ustawy.
2. Niniejsza Polityka została przyjęta przez Spółkę w celu spełnienia obowiązku, o którym mowa w art. 24 ust 1 Ustawy.
3. Zasady określone w niniejszym dokumencie nie wpływają ani nie ograniczają w żaden sposób obowiązków zgłaszania naruszeń prawa właściwym organom sądowym, nadzorczym lub regulacyjnym w kraju, w którym Spółka prowadzi działalność lub w którym doszło do naruszenia.

 

ZGŁOSZENIE (SYGNALIZOWANIE)

1. Przez "Zgłoszenie" rozumie się każdą informację, przekazaną w celu ochrony integralności Spółki, przez Sygnalistów w zakresie o jakim mowa poniżej. Sygnaliści mogą zgłaszać Spółce wszelkie informacje, jakie pozyskali na podstawie lub w związku z całokształtem okoliczności związanych z:
   1. ubieganiem się o pracę w Spółce (niezależnie od podstawy prawnej przyszłego zatrudnienia);
   2. pracą w Spółce lub współpracą ze Spółką (niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia lub współpracy),

dotyczące działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na cel obejścia prawa w zakresie nw. obszarów:

korupcji; przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; ochrony środowiska; zdrowia i dobrostanu zwierząt; ochrony prywatności i danych osobowych; rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; zamówień publicznych; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

zdrowia publicznego; bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej; usług, produktów i rynków finansowych; bezpieczeństwa transportu; bezpieczeństwa żywności i pasz ochrony konsumentów; interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

• zwanych dalej „Naruszeniami”.

1. Zgłoszeniu podlegają w szczególności informacje dotyczące zaistniałego lub potencjalnego Naruszenia, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce.
2. Zgłoszenia muszą być składane w dobrej wierze, być szczegółowe oraz oparte na precyzyjnych i zgodnych elementach weryfikacji faktów, z dokładnymi informacjami pozwalającymi na ich łatwą weryfikację. Przez Zgłoszenie w dobrej wierze rozumie się sytuację, w której Sygnalista dokonując zgłoszenia powinien mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, w świetle okoliczności i informacji, jakimi dysponuje w momencie dokonywania Zgłoszenia, że zgłaszane przez niego informacje są prawdziwe, a nadto, że dotyczą one Naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą w Spółce, oraz że Zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.
3. Dokonując Zgłoszenia Sygnalista, wedle swej wiedzy, powinien określić w nim w szczególności:
   1. miejsce, którego Zgłoszenie dotyczy (tj. miejsce, w którym Naruszenie wystąpiło lub może wystąpić np. siedziba Spółki itp.);
   2. obszar lub obszary prawa lub nieprawidłowości, którego dotyczy Naruszenie;
   3. dane sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   4. opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;
   5. dane osoby z Spółki lub/i z organizacji zaangażowane w zdarzenia stanowiące przedmiot Zgłoszenia;
   6. opis zdarzeń lub okoliczności uzasadniających lub uprawdopodobniających zgłaszane Naruszenie;
   7. dowody lub dokumentację potwierdzającą lub uprawdopodabniającą zgłaszane Naruszenie;
   8. adres korespondencyjny lub adres e-mail Sygnalisty, na który należy przekazać potwierdzenie przyjęcie Zgłoszenia i prowadzić dalszą komunikację z Sygnalistą.

 

OCHRONA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ SYGNALISTÓW

1. Spółka zapewni, aby fakt dokonania przez Sygnalistów Zgłoszeń w dobrej wierze i na zasadach określonych Polityką nie skutkował dla nich, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia lub osób z nimi powiązanych (np. współpracowników lub osób powiązanych z sygnalistą, w tym współpracowników lub osób najbliższych) niekorzystnym traktowaniem w zatrudnieniu lub jakimikolwiek innym bezpośrednim lub pośrednim działaniem lub zaniechaniem, które narusza lub może naruszyć ich prawa lub wyrządza lub może wyrządzić im nieuzasadnioną szkodę (działania odwetowe). Odbiorcy Zgłoszenia (oraz inne osoby i podmioty, które mogą być zaangażowane w proces) zapewniają najwyższą poufność Sygnalisty, chroniąc jego tożsamość. Nieuprawnione ujawnienie tożsamości Sygnalisty lub informacji, na podstawie których można ją wywnioskować, stanowi naruszenie niniejszej Polityki. W przypadku stwierdzenia przez Spółkę nieuzasadnionego zastosowania działań odwetowych przez jakiegokolwiek pracownika Spółki, będzie to stanowiło podstawę do zastosowania wobec takiej osoby odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej z rozwiązaniem umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym włącznie. Środki te będą stosowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa regulacjami wewnętrznymi, z udziałem właściwych działów Spółki.
2. W przypadku Zgłoszeń dokonanych ze świadomością podania nieprawdziwych informacji , w tym  Zgłoszeń, które są fałszywe, bezpodstawne, zawierają treści zniesławiające lub w inny sposób zostały dokonane wyłącznie w celu zaszkodzenia Spółce, osobie, której dotyczy Zgłoszenie, lub osobom poszkodowanym wskutek Zgłoszenia, wobec Osoby Zgłaszającej zostaną podjęte stosowne działania. Spółka może w takim przypadku podjąć odpowiednie działania prawne, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Jeśli dotyczy to pracownika Spółki działania te mogą obejmować zastosowanie odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej z rozwiązaniem umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym włącznie.

 

PRAWA I OCHRONA OSÓB ZGŁOSZONYCH

Podczas dochodzenia i weryfikacji potencjalnej niezgodności, osoby, których dotyczy Zgłoszenie mogą być zaangażowane lub powiadomione o tym działaniu, ale w żadnym wypadku dalsza procedura nie zostanie wszczęta wyłącznie na podstawie Zgłoszenia, jeśli brak w nim konkretnych dowodów na jego poparcie lub uprawdopodobnienie i takie dowody nie zostaną dostarczone lub uzyskane. Dalsza procedura może zostać wszczęta wyłącznie na podstawie dowodów innych niż zarzuty przedstawione w samym Zgłoszeniu.

 

SPOSOBY WYSYŁANIA ZGŁOSZEŃ

1. Spółka umożliwia Sygnalistom dokonywanie Zgłoszeń na podstawie niniejszej Polityki ze wskazaniem tożsamości zgłaszającego. Zgłoszenia anonimowe nie są przyjmowane.
2. Zgłoszenia mogą być przekazywane pisemnie za pomocą następujących kanałów:
   1. internetowej platformy dostępnej pod adresem: [https://whistleblowing.mapei.com/]  („Portal Zgłoszeń”);
   2. za pomocą adresu e-mail: sygnalista@sopro.pl
3. Sygnaliści mogą dokonywać Zgłoszeń za pośrednictwem ww. kanałów w każdym czasie.
4. Dostęp do Portalu Zgłoszeń nie wymaga logowania. Dla każdego przesłanego Zgłoszenia Portal Sygnalisty przypisuje unikalny kod identyfikacyjny, który umożliwia każdemu Sygnaliście sprawdzenie przebiegu jego rozpatrywania oraz komunikację Sygnalisty z Zespołem ds. Zgłaszania Naruszeń.
5. Zgłoszenia są przyjmowane i rozpatrywane z uwzględnieniem zasad poufności, dając Sygnaliście gwarancję minimalizacji wykorzystania i przetwarzania jego danych kontaktowych, oraz ujawniania ich tylko w niezbędnym zakresie.
6. Sposób przyjmowania i rozpatrywania Zgłoszeń gwarantuje Sygnaliście ochronę przed potencjalnymi działaniami odwetowymi.  Zgłoszenia są przyjmowane i rozpatrywane w taki sposób, aby zapewnić ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Związane z przyjmowaniem i rozpatrywaniem Zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwia nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych Zgłoszeniem.
7. Do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych związanych ze Zgłoszeniem, są dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Spółki. Osoby te są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
8. W każdym przypadku wskazany przez Sygnalistę adres korespondencyjny oraz adres-email będącymi jego adresami do kontaktu pozostają do wyłącznej dyspozycji podmiotów odpowiedzialnych za przyjmowanie Zgłoszeń i prowadzenia działań następczych, o których mowa w Polityce i nie podlegają one dalszemu ujawnieniu osobom trzecim, o ile nie jest to bezwzględnie wymagane obowiązującymi przepisami prawa lub decyzjami i nakazami stosownych organów państwa.

 

 

PRZYJMUJĄCY ZGŁOSZENIA

1. Zgłoszenia dokonane za pomocą kanałów, określonych w Polityce są przyjmowane przez Zespół ds. Naruszeń, którego członkowie są upoważnieni przez Spółkę do przyjmowania takich Zgłoszeń oraz przetwarzania danych osobowych objętych Zgłoszeniem na podstawie odrębnego pisemnego upoważnienia.
2. Wszyscy członkowie Zespołu ds. Naruszeń postępują z przyjętymi Zgłoszeniami zgodnie z zasadami poufności oraz w sposób określony poniżej w niniejszej Polityce.
3. Zespół ds. Naruszeń składa się z trzech członków:
   1. Aleksandra Gajos – Kierownik ds. Obsługi Klienta
   2. Patryk Gierczak – Dyrektor Sprzedaży ds. Sieci Handlowych
   3. Karolina Szołoch – Kierownik ds. HR

 

ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI

1. Niniejsza Polityka określa zasady zarządzania Zgłoszeniami, w szczególności mające na celu zagwarantowanie odpowiedniego, terminowego i dokładnego zarządzania nimi, zgodnie z wymogami Ustawy.
2. Bezstronną jednostką odpowiedzialną za podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej jest Zespół ds. Naruszeń.
3. Każdy z członków Zespołu ds. Naruszeń jest upoważniony przez Spółkę do podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych objętych Zgłoszeniem na podstawie odrębnego pisemnego upoważnienia. Zespół ds. Naruszeń działa kolegialnie, przy czym w ramach przyjętego sposobu procedowania Zespół ds. Naruszeń, działając kolegialnie, może upoważnić jednego lub więcej członków do samodzielnego działania.

 

WSTĘPNE KONTROLE I DOCHODZENIE (DZIAŁANIA NASTĘPCZE)

1. Działania następcze podejmowane przez Zespół ds. Naruszeń są prowadzone z zachowaniem należytej staranności. Obejmują w szczególności weryfikację Zgłoszenia pod kątem tego, czy objęte nim Naruszenie miało miejsce (wstępna analiza zgłoszenia) oraz dalszą komunikację ze Zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Zgłaszającemu informacji zwrotnej z wykorzystaniem dostępnych kanałów komunikacji.
2. W zależności od powagi Naruszenia i/lub stopnia skomplikowania stanu faktycznego, działania następcze obok wstępnej analizy mogą obejmować przeprowadzenie wewnętrznego badania lub postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez Zespół ds. Naruszeń. W takim przypadku przedstawiciele kierownictwa Spółki lub inne osoby z właściwych obszarów merytorycznych Spółki są obowiązane współdziałać z Zespołem ds. Naruszeń i udzielić mu niezbędnego wsparcia organizacyjnego lub merytorycznego.
3. W razie ujawnienia podejrzenia konfliktu interesów osób zajmujących się danym Zgłoszeniem zarówno wchodzących w skład Zespołu ds. Naruszeń jak i zaangażowanych do postępowania przez Zespół ds. Naruszeń (np. w związku z bliskim powiązaniem z Sygnalistą lub dowolną osobą, której dotyczy Zgłoszenie) taka osoba niezwłocznie wyłączy się lub zostanie wyłączona z prac. Informacje pozyskane przez taką osobę w związku ze Zgłoszeniem oraz prowadzonymi działaniami następczymi nie mogą zostać przez nią wykorzystane, w szczególności w celu podejmowania jakichkolwiek działań odwetowych wobec Sygnalisty lub osób z nim powiązanych.  
4. Zespół ds. Naruszeń, w celu odpowiedniego przeprowadzenia badania wewnętrznego lub postępowania wyjaśniającego, może dzielić się informacjami lub angażować do współpracy określone osoby odpowiedzialne za obszar działalności Spółki, którego dotyczy Zgłoszenie. W tym celu Zespół ds. Naruszeń może również angażować do współpracy ekspertów zewnętrznych, co każdorazowo wymagać będzie akceptacji przez jednego z Członków Zarządu Spółki. Zespół ds. Naruszeń ma obowiązek zapewnić, aby wszystkie osoby zaangażowane w takie czynności zostały bezwzględnie zobowiązane przez cały czas do zachowania poufności
   tego procesu i objętych nim informacji, w tym tożsamości Sygnalisty (jeśli Sygnalistą wyraził zgodę na ujawnienie jego danych osobowych). Zobowiązanie to dotyczyć będzie również zewnętrznych ekspertów.
5. W ramach prowadzonego wewnętrznego badania lub postępowania wyjaśniającego Zespół ds. Naruszeń ma prawo prowadzić stosowne postępowanie dowodowe, w tym przesłuchiwać świadków i pozyskiwać dokumentację od poszczególnych jednostek lub działów merytorycznych Spółki.
6. Zespół ds. Naruszeń powinien prowadzić swoje działania bez zbędnej zwłoki, dążąc do szybkiego i efektywnego zweryfikowania Zgłoszenia. Działania Zespołu ds. Naruszeń powinny zostać zakończone w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia.

 

ŚRODKI ZARADCZE

1. W przypadku pozytywnej weryfikacji zasadności Zgłoszenia i stwierdzenia Naruszenia, Zespół ds. Naruszeń przekazuje informacje o stwierdzonym Naruszeniu Zarządowi Spółki. Jeżeli Zgłoszenie dotyczy prezesa lub członka Zarządu, informacje są przekazywane do MAPEI S.p.A. Informacja jest sporządzana w formie raportu i zawiera również rekomendację podjęcia stosownych środków zaradczych.
2. Środki zaradcze to działania podejmowane w celu usunięcia nieprawidłowości, zwłaszcza naruszeń prawa i zminimalizowania prawdopodobieństwa ich ponownego wystąpienia (lub wystąpienia podobnych zdarzeń) w przyszłości. Mogą one obejmować również działania dyscyplinarne lub dyscyplinujące przewidziane Regulaminem Pracy, wewnętrznymi regulacjami Spółki lub wynikające z indywidualnej umowy lub powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
3. Informacje zgromadzone w wyniku złożenia i weryfikacji Zgłoszenia oraz prowadzonego wewnętrznego badania lub postępowania wyjaśniającego mogą być również ujawniane organom ścigania lub instytucjom państwowym, oraz są ujawniane, jeśli obowiązek taki wynika z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

CZAS

1. Zgodnie z Dyrektywą UE oraz Ustawą, postępowanie ze Zgłoszeniem powinno być prowadzone w określonych ramach czasowych, do których Spółka stosuje się, wyznaczając następujące terminy:
   1. potwierdzenie odbioru zgłoszenia osobie zgłaszającej następuje w ciągu siedmiu dni od jego otrzymania. Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia: (i) za pośrednictwem Portalu Zgłoszeń – jeśli Zgłoszenie zostało dokonane przez Portal Zgłoszeń; (ii) poprzez zwrotną wiadomość e-mail – jeśli Zgłoszenie zostało dokonane za pomocą kanału e-mailowego.
   2. rozsądne ramy czasowe na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczające trzech miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub, jeśli potwierdzenie nie zostało wysłane do Sygnalisty, trzech miesięcy od upływu siedmiodniowego okresu od dokonania Zgłoszenia.

REJESTR ZGŁOSZEŃ

1. Spółka prowadzi rejestr Zgłoszeń, zwany dalej „Rejestrem”. Spółka jest administratorem danych zgromadzonych w Rejestrze. Wpisów do Rejestru dokonuje się na podstawie Zgłoszeń.
2. W Rejestrze gromadzi się następujące dane:
   1. numer Zgłoszenia;
   2. przedmiot zgłoszenia (obszar naruszenia prawa/nieprawidłowości);
   3. dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4. adres do kontaktu Sygnalisty;
   5. datę dokonania Zgłoszenia;
   6. informację o podjętych działaniach następczych;
   7. datę zakończenia sprawy.
3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

 

INFORMACJE NA TEMAT TRYBU DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

1. Zgłaszanie naruszeń prawa w kontekście związanym z pracą jest możliwe w szczególności z wykorzystaniem kanałów i procedury określonej niniejszą Polityką.
2. Jeśli Sygnalista posiadający informacje na temat naruszenia (w szczególności takiego, które może być kwalifikowane jako naruszenie przepisów prawa powszechnie obowiązującego) rozważa – zamiast lub obok złożenia Zgłoszenia do Spółki – skierowanie zgłoszenia do odpowiedniego organu lub instytucji publicznej, to:
   1. organem centralnym wyznaczonym (domyślnie) do przyjmowania
      i rozpoznawania zgłoszeń tego rodzaju jest Rzecznik Praw Obywatelskich (www.rpo.gov.pl);
   2. organem publicznym właściwym dla zgłoszeń w zakresie zasad konkurencji
      i ochrony konsumentów jest Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji
      i Konsumentów (www.uokik.gov.pl);
   3. organami publicznymi właściwymi dla zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa Unii Europejskiej są – oprócz wyżej wymienionych – także Komisja Europejska (https://ec.europa.eu) oraz Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (https://ec.europa.eu/anti-fraud) (w zależności od charakteru danego naruszenia);
   4. organami publicznymi są także inne organy lub instytucje przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących
      do zakresu działania tych organów (np. Państwowa Inspekcja Handlowa, Państwowa Inspekcja Pracy);
   5. w razie podejrzenia popełnienia przestępstwa właściwym organem publicznym dla przyjęcia zgłoszenia jest jednostka prokuratury lub policji obejmująca swoim obszarem właściwości miejsce popełnienia czynu zabronionego.

 

OCHRONA I PRZECHOWYWANIE DANYCH

1. Spółka zapewnia przestrzeganie stosownych przepisów powszechnie obowiązującego prawa w celu zapewnienia należytej ochrony danych osobowych, zgodnego z prawem ich przetwarzania i przechowywania danych osobowych, w szczególności zgodnie z przepisami Ustawy oraz rozporządzenia RODO.
2. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
3. Zasady określonej w zdaniu poprzedzającym nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, a Spółka do takiego ujawnienia jest zobligowany tymi przepisami prawa lub decyzjami i nakazami stosownych organów państwa.
4. Spółka po otrzymaniu Zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań prawnych zainicjowanych tymi działaniami.

 

 

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Polityka została ustalona po konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę w Spółce, po przeprowadzeniu konsultacji trwających nie krócej niż 5 dni od daty przedstawienia projektu do konsultacji.
2. Polityka wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.
3. Spółka zastrzega sobie prawo zmiany niniejszej Polityki. Wszelkie zmiany do Polityki stają się wiążące, jeżeli zostaną ogłoszone i przeprowadzone zgodnie z wymogami przewidzianymi Ustawą.
4. W zakresie nieuregulowanym w Polityce stosuje się przepisy Ustawy oraz przepisy powszechnie obowiązującego prawa.